VeriFactu ya no es "lo que viene": está en vigor, y tu cartera lo sabe a medias
El calendario se cumplió en 2026: 1 de enero para sociedades y 1 de julio para el resto de obligados que facturan con software. Para un despacho eso significa que la pregunta ya no es «cómo me preparo» sino «cuántos de mis clientes siguen sin estar al día» — cada uno con exposición a sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio. Esta guía es el plan de trabajo para cerrar esa lista, y de paso convertir la obligación en un servicio que fideliza.
Fase 1 — Audita la cartera (una tarde)
Clasifica cada cliente en una de cuatro casillas:
| Situación del cliente | Qué hacer |
|---|
| Factura con software adaptado | Pedir la declaración responsable del fabricante y archivarla. Listo. |
| Factura con software NO adaptado | Urgente: migrar. El riesgo sancionador es actual, no futuro. |
| Factura en Word/Excel/plantillas | Pasarlo a un programa adaptado; las plantillas sueltas no generan registro de facturación. |
| No emite facturas con software | Documentar por qué no le aplica (p. ej. factura en su totalidad a mano) y revisar en cada cambio de actividad. |
Fase 2 — Decide el modelo de trabajo: ¿emite el cliente o emite el despacho?
Los despachos resuelven VeriFactu de dos maneras, y las dos son válidas si el software acompaña:
- El cliente emite en su propio programa adaptado y el despacho supervisa. Funciona con clientes digitales; exige que el despacho pueda entrar a ver sin pedir exportaciones.
- El despacho emite por el cliente (habitual con microempresas y autónomos de poca factura). Exige un programa multiempresa de verdad: cada cliente con su cadena de huellas y su numeración independientes, y cambio de empresa en un clic — no veinte cuentas con veinte contraseñas.
En Libélula ambos modelos conviven: el despacho gestiona todas sus empresas cliente desde una cuenta y cada cliente puede tener su propio acceso limitado a su empresa para emitir, consultar o simplemente descargar.
Fase 3 — Qué exigir a un programa de facturación VeriFactu para asesorías
- Cadenas independientes por cliente. La huella encadenada es por empresa emisora. Si el programa mezcla series o comparte numeración, huye.
- Precio por cartera, no por cliente. Pagar una licencia individual por cada microcliente convierte el reglamento en una sangría. Busca tramos por número de empresas (en Libélula: 49 €/mes hasta 10 empresas, 99 € hasta 30, 199 € hasta 75, 349 € sin límite).
- Fiscal consolidado. El 303/130/111 de cada cliente calculado de sus datos, y una vista de toda la cartera por trimestre con lo presentado y lo pendiente.
- Importación de la cartera. Un CSV con las empresas las crea todas; las facturas antiguas entran como histórico sin re-firmarse.
- Accesos que respetan al cliente. Cada cliente ve solo lo suyo; cada colaboradora externa, solo sus empresas asignadas.
- Sin promesas de "homologación". No existe software homologado por la AEAT: existe declaración responsable. Quien te venda el sello inexistente te está midiendo la credulidad.
Fase 4 — Migra sin romper nada
El miedo clásico («perderé la numeración») tiene respuesta técnica sencilla: las facturas históricas se importan como histórico, sin re-firmar, y la cadena VeriFactu de cada cliente empieza con su primera factura nueva. Recomendación práctica: migrar clientes al inicio de una serie natural (nuevo trimestre) y en bloques de cartera, no todos el mismo día.
Fase 5 — Convierte la obligación en servicio
Los despachos que mejor están saliendo de VeriFactu no lo tratan como un trámite sino como una oferta: «te pongo al día, te llevo la facturación en regla y ves tus números cuando quieras». Con un programa multiempresa el coste marginal de cada cliente es bajo y el servicio se factura mensualmente — mira cómo lo estructura el software para asesorías y gestorías y, si tus clientes son autónomos, apóyate en la guía de VeriFactu para autónomos para explicárselo con sus palabras.
Empieza con tres clientes, no con cuarenta
Crea la cuenta, importa dos o tres clientes reales y recorre el ciclo completo: factura con huella y QR, gasto con su IVA, 303 del trimestre, calendario fiscal. Si el circuito te convence con tres, escalar a la cartera es un CSV. Y si algo no te encaja, no habrás gastado ni un euro en descubrirlo.
Preguntas frecuentes
¿VeriFactu obliga a la asesoría o a sus clientes?
A cada obligado tributario que emita facturas con software: es decir, a cada cliente por su cuenta (y al propio despacho por las suyas). El papel de la asesoría es asegurar que toda su cartera factura con programa adaptado, emita quien emita.
¿Desde cuándo está en vigor?
Desde el 1 de enero de 2026 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2026 para el resto de obligados, incluidos los autónomos que facturan con software. Ambas fechas ya han pasado: un cliente sin adaptar está en situación de riesgo actual.
¿Puede el despacho emitir las facturas de sus clientes?
Sí, es un modelo habitual con microempresas y autónomos. Requiere un programa multiempresa donde cada cliente tenga su cadena de facturación y su numeración independientes, y donde el despacho cambie de empresa sin cerrar sesión.
¿Qué pasa con las facturas anteriores a la migración?
Se importan como histórico, sin re-firmarse: conservan su valor documental y la cadena VeriFactu del cliente comienza con la primera factura emitida en el programa nuevo. No se debe re-emitir facturación antigua.
¿Cómo doy acceso a cada cliente sin que vea al resto?
Cada empresa cliente es un espacio separado: invitas al cliente a la suya y ve únicamente sus facturas, gastos e impuestos. Las colaboradoras externas del despacho pueden tener acceso solo a las empresas concretas que llevan.
¿Cuánto cuesta para un despacho?
En Libélula, por tramos de cartera: 49 €/mes hasta 10 empresas cliente, 99 € hasta 30, 199 € hasta 75 y 349 € sin límite — cada empresa con su facturación VeriFactu, gastos, impuestos e informes incluidos. Sin coste por licencia individual de cada cliente.
¿Existe un programa VeriFactu homologado para asesorías?
No: la homologación oficial no existe para nadie. El fabricante emite una declaración responsable de cumplimiento. Pídela siempre, y desconfía sistemáticamente de la palabra «homologado» en la publicidad.