Software para academias, academias de idiomas, autoescuelas y escuelas infantiles: matrículas, cuotas mensuales, grupos y horarios, y control de impagos.
Matrículas, grupos y horarios sin cuadrar nada en hojas de cálculo.
La mensualidad se emite sola y sabes al día quién ha pagado y quién no.
El número que manda en formación: cuántos entran y cuántos se van cada mes.
Academias, escuelas de idiomas, autoescuelas y escuelas infantiles funcionan con el mismo motor: alumnos matriculados que pagan una cuota periódica y clases organizadas por grupos y horarios. Cambian los contenidos; el problema de gestión es idéntico.
Con 120 alumnos, emitir las cuotas a mano es una jornada al mes, y la parte peor no es emitirlas: es saber quién no ha pagado. Un impago que se detecta dos meses tarde casi siempre se acaba perdiendo. La combinación que funciona es facturación recurrente automática más un listado de pendientes que se revisa cada semana.
| Centro | Modelo | Lo que hay que vigilar |
|---|---|---|
| Academia de refuerzo | Cuota mensual por asignatura o grupo | Ocupación de grupos y bajas tras los exámenes |
| Academia de idiomas | Cursos por niveles y trimestres | Renovación al acabar cada nivel |
| Autoescuela | Matrícula más clases prácticas sueltas | Clases consumidas, tasas y convocatorias de examen |
| Escuela infantil | Cuota mensual más servicios extra | Comedor, horario ampliado y documentación de cada niño |
Un grupo con cuatro alumnos donde caben diez está costando dinero: el profesor cuesta lo mismo. Ver la ocupación real de cada grupo permite reorganizar horarios, fusionar grupos flojos y saber dónde sí merece la pena abrir uno nuevo.
Buena parte del trabajo administrativo de un centro son avisos: cambios de horario, recordatorios de pago, faltas de asistencia. Centralizar esa comunicación evita el caos de tener conversaciones repartidas entre el WhatsApp personal de tres profesores.
Por encima de las particularidades de cada actividad, los tres agujeros que más dinero cuestan son siempre los mismos: presupuestos que no se persiguen, facturas que se emiten tarde y cobros que nadie reclama. Un negocio con eso resuelto factura antes y cobra más rápido, y eso pesa más que cualquier función de nicho.
Libélula cubre esa base para cualquier sector: presupuestos que se convierten en factura con un clic, facturación conforme a VeriFactu, control de cobros pendientes y el IVA del trimestre calculado solo. Puedes probarlo gratis y ver si encaja con tu forma de trabajar antes de cambiar nada.
Lo que diferencia a un CRM para academias de una simple lista de alumnos es el embudo: la madre que pregunta por WhatsApp en junio es una matrícula en septiembre solo si alguien hace seguimiento. Con el CRM registras cada interesado (curso, nivel, cómo te conoció), programas el seguimiento y ves cuántos se convierten. Después, el alumno matriculado pasa a tener su ficha con grupo, asistencia, pagos mensuales — las cuotas recurrentes se gestionan con membresías — y su facturación en regla.
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