Guía práctica para reclamar una factura impagada en España: recordatorio, reclamación fehaciente, y cómo recuperar el IVA de un impago. Y el sistema para que no se repita.
La factura pasa a «vencida» sola y el recordatorio al cliente sale con un clic.
Factura, vencimiento, envíos y actividad con fecha y hora: la prueba que necesitas si escala.
Si el impago se consolida, emites la rectificativa para recuperar el IVA conforme a la normativa.
Antes de nada: una factura impagada no es (todavía) un cliente perdido ni un juicio. La mayoría de impagos se resuelven en las dos primeras fases de esta escalera. Lo importante es recorrerla con orden y con papel.
1. Recordatorio amistoso (día 1-15 tras el vencimiento). Un email cordial con la factura adjunta resuelve una parte enorme de los casos: muchos impagos son despistes o facturas que nunca llegaron. Hazlo por escrito, no por teléfono: quieres rastro.
2. Reclamación formal (día 15-45). Segundo email, tono firme: número de factura, fecha de vencimiento, importe y nueva fecha límite. Menciona que aplicarás los intereses de demora de la Ley 3/2004 de morosidad si no hay pago (en operaciones entre empresas se devengan sin necesidad de aviso).
3. Reclamación fehaciente (día 45-90). Burofax con certificación de contenido. Es el paso que convierte tu reclamación en prueba sólida y suele desatascar al moroso profesional: sabe que lo siguiente es real.
4. Vía judicial. Para deudas documentadas (factura + prueba de entrega + reclamaciones), el proceso monitorio permite reclamar sin límite de cuantía; hasta 2.000 € no necesitas abogado ni procurador. Con la documentación ordenada, es un trámite más asequible de lo que parece.
El IVA de esa factura lo adelantaste tú a Hacienda. La Ley del IVA (art. 80) permite recuperarlo modificando la base imponible mediante una factura rectificativa, cumpliendo requisitos y plazos: en general, tras 6 meses o 1 año desde el devengo (según tu volumen de operaciones) y habiendo reclamado el cobro de forma fehaciente. Los plazos son estrictos — coordínalo con tu asesor. En Libélula la rectificativa se emite desde la propia factura y queda encadenada en VeriFactu como exige el reglamento.
| Lo que necesitas | En Libélula | Qué comprobar en tu programa actual |
|---|---|---|
| Enterarte del impago el día 1 | La factura pasa a «vencida» automáticamente; control de vencimientos con antigüedad | ¿Cuántos días tarda un impago en llegar a tus ojos? |
| Reclamar con un clic y con rastro | Recordatorio de pago por email desde la propia factura, registrado en la actividad del cliente con fecha y hora | ¿Tienes prueba de cada reclamación enviada? |
| Cobro confirmado sin vigilar el banco | Tesorería con conciliación: el abono casa con la factura y la marca pagada | ¿Detectas el pago el día que entra? |
| Decidir a quién sigues fiando | Informe de pendiente y vencido por cliente: el historial de pago delante antes de aceptar el próximo pedido | ¿Sabes qué clientes pagan tarde sistemáticamente? |
La mejor reclamación es la que no hace falta: presupuesto aceptado por escrito (generador de presupuestos), factura clara con vencimiento visible y recordatorio automático el primer día. Los morosos profesionales eligen a los proveedores desordenados.
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