Escáner de facturas: del PDF al gasto contabilizado en segundos

El problema no es guardar facturas: es teclearlas

Todas las facturas recibidas acaban en algún sitio — el correo, una carpeta, un cajón. El problema llega el día de contabilizarlas: proveedor, NIF, fecha, base, IVA... a mano, una por una, con el error de teclado esperando. Un escáner de facturas elimina justamente ese paso: subes el documento y los datos aparecen rellenos para que solo los revises.

Cómo funciona en Libélula

1. Subes el PDF (o la foto)

En Gastos, pulsa «Escanear factura», elige el archivo del proveedor —el PDF que te llegó por email o la foto del ticket— y espera un par de segundos.

2. Los datos salen extraídos

El escáner lee el documento y rellena proveedor, NIF, fecha, número de factura, base, IVA e IRPF. Tú revisas (siempre revisa: es tu contabilidad) y pulsas guardar.

3. El justificante queda unido al gasto

El archivo original se guarda en tu espacio de archivos y queda enlazado al gasto. Dentro de un año, cuando tu asesor pida el justificante de aquel cargo, lo abres desde la fila del gasto: se acabaron las búsquedas arqueológicas por el correo.

4. El IVA soportado trabaja solo

Cada gasto registrado resta su IVA en el modelo 303 del trimestre y suma en el libro de ingresos y gastos. La digitalización no es archivar bonito: es que el trimestre se calcule de datos completos.

Los detalles que marcan la diferencia

Proveedores que se dan de alta solos. La primera factura de un proveedor lo crea en tu directorio con su NIF; las siguientes lo reconocen. Y si le asignas una cuenta contable, los próximos gastos la heredan.
Etiquetas con efecto fiscal. Un gasto marcado como deducible solo en renta (por ejemplo #gastosoloIRPF) mantiene su IVA fuera del 303 automáticamente.
Cuota de almacenamiento clara. Los justificantes cuentan en el almacenamiento de tu plan, y lo ves en todo momento.
PDFs sin texto. Si el documento es una imagen escaneada sin capa de texto, se adjunta igualmente como justificante y rellenas los importes a mano: nunca pierdes el archivo.

Para quién es

Perfil	Qué le resuelve
Autónomo	Los gastos del mes en diez minutos, con el 303 alimentándose solo.
Pyme con administración	Menos tecleo y justificantes siempre localizables, con permisos por departamento.
Asesoría	Cada empresa cliente digitaliza sus gastos y el despacho encuentra los justificantes al preparar el trimestre.

Escanear facturas es la mitad; la otra mitad es lo que pasa después

Un OCR suelto te da un PDF leído. Aquí el gasto digitalizado entra en el mismo sistema donde están tus facturas emitidas, tu tesorería conciliada con el banco y tus impuestos — así que cada documento escaneado acerca el cierre del trimestre en vez de crear otra carpeta que ordenar. Pruébalo con tus últimos cinco gastos: la cuenta es gratuita y no pide tarjeta.

Preguntas frecuentes

¿Qué datos extrae el escáner de una factura?

Proveedor, NIF, fecha, número de factura, base imponible, IVA e IRPF cuando aparece. Los presenta rellenos en el formulario del gasto para que los revises antes de guardar: la revisión humana de un segundo evita el error de OCR de una vez entre mil.

¿Funciona con tickets y fotos, no solo PDFs?

Sí, admite PDF e imágenes. En documentos escaneados sin capa de texto (una foto borrosa de un ticket térmico, por ejemplo) puede no extraer los importes: en ese caso el archivo se adjunta igualmente como justificante y los rellenas a mano.

¿El justificante queda guardado a efectos de una inspección?

El archivo original queda almacenado y vinculado al gasto, con lo que siempre puedes exhibir el documento que soporta cada apunte. Conserva también los originales según te indique tu asesor: la digitalización aquí es operativa, no un sistema de digitalización certificada.

¿El IVA de los gastos escaneados se deduce automáticamente?

El IVA soportado de cada gasto resta en el cálculo del modelo 303 del trimestre correspondiente. Si un gasto no debe deducir IVA (deducible solo en renta), lo marcas con una etiqueta y queda fuera del 303 sin desaparecer del gasto.

¿Cuántas facturas puedo escanear?

El límite real es el almacenamiento de tu plan (desde 1 GB en el plan gratuito), porque cada justificante se guarda. Miles de PDFs de gasto caben en poco espacio.

¿Sirve para una asesoría con muchos clientes?

Sí: cada empresa cliente tiene su propio módulo de gastos con escáner, y el despacho ve los justificantes al preparar sus impuestos. Con los planes de asesoría, todo desde una sola cuenta.

Escáner de facturas: sube el PDF y olvídate de teclear

Lectura automática

Justificante adjunto

IVA soportado al 303

Proveedores con memoria