Software de tesorería: saber cuánto vas a tener, no cuánto tienes

Un software de tesorería responde a una pregunta que la contabilidad no responde: ¿voy a poder pagar lo que tengo que pagar el mes que viene? La contabilidad mira hacia atrás y cuenta lo que pasó. La tesorería mira hacia delante y cuenta lo que va a pasar con el dinero.

Es una distinción que se paga cara cuando se ignora. Una empresa puede tener un año excelente en resultados y quedarse sin caja en marzo porque sus clientes pagan a 90 días y sus proveedores cobran a 30.

Qué tiene que hacer, como mínimo

• Previsión de cobros y pagos. Cruzar los vencimientos de tus facturas emitidas con los de tus gastos y compromisos para dibujar el saldo previsto semana a semana.
• Conciliación bancaria. Traerse el extracto del banco y casar cada movimiento con la factura o el gasto que le corresponde. Sin esto, la previsión se desactualiza sola.
• Pendiente de cobro por antigüedad. No basta con saber cuánto te deben: hace falta saber desde cuándo, porque una deuda de 90 días no vale lo mismo que una de 15.
• Escenarios. Poder responder a "si este cliente se retrasa un mes, ¿qué pasa?" sin rehacer la hoja entera.

Por qué el Excel de tesorería siempre acaba mal

Casi todas las pymes empiezan con una hoja de cálculo, y funciona mientras alguien la actualiza. El problema no es Excel: es que la hoja vive separada de las facturas. Cada factura emitida, cada gasto y cada cobro hay que meterlo dos veces, y en cuanto se salta una semana la previsión deja de ser fiable. Y una previsión en la que no confías es peor que no tener ninguna, porque decides igual pero creyendo que tienes datos.

La diferencia de un sistema integrado es que la previsión se alimenta sola: cuando emites una factura a 60 días, ese cobro ya está en la previsión sin que nadie lo apunte.

Conciliación: el trabajo que nadie quiere hacer

Cuadrar el extracto bancario con las facturas es la tarea más ingrata de la administración de una pyme, y la que más se pospone. Un buen sistema propone los emparejamientos automáticamente —por importe, fecha y concepto— y deja para revisión solo lo que no encaja. Importar el extracto en formato Norma 43, que es el estándar que exportan los bancos españoles, ahorra el paso de teclear nada.

Tesorería y fiscalidad van juntas

La otra mitad de la previsión son los impuestos. El IVA trimestral y los pagos a cuenta son salidas de caja perfectamente previsibles que mucha gente no incluye en su previsión y luego aparecen como sorpresa el día 20. Un sistema que ya conoce tus facturas y tus gastos puede anticiparte el resultado del trimestre mucho antes de que llegue.