Un CRM para fotógrafos que organiza lo que de verdad se pierde: presupuestos sin respuesta, fechas comprometidas, entregas y cobros. Con facturación incluida.
Presupuesto, fecha de la sesión, entregables comprometidos, estado de la edición y facturas del cliente en un solo sitio.
Las fechas comprometidas y los plazos de entrega dejan de vivir en la cabeza y en tres agendas distintas.
Quién ha pagado la reserva, quién debe el resto y qué encargo está entregado pero sin facturar.
El trabajo de un fotógrafo profesional tiene dos mitades. La primera es la que se ve: la sesión, la edición, la entrega. La segunda es la que nadie fotografía: responder a 14 consultas de boda en una semana, hacer presupuestos que se parecen pero nunca son iguales, perseguir señales, recordar qué pareja quería el álbum de 30 páginas y cuál pidió solo digital, facturar cada entrega con su IVA correcto y saber en diciembre cuánto se ha ganado de verdad.
Un CRM para fotógrafos ordena esa segunda mitad. No edita fotos ni gestiona galerías: gestiona clientes, presupuestos, encargos y cobros, que es donde un estudio pierde dinero sin darse cuenta. Libélula CRM lo hace con una particularidad: es una plataforma completa (clientes, proyectos, facturación con VeriFactu, portal del cliente, equipo) con un plan gratuito que para un fotógrafo que trabaja solo suele ser suficiente durante mucho tiempo.
Cada petición (web, Instagram, WhatsApp, recomendación) se convierte en un cliente potencial con su ficha: tipo de sesión, fecha del evento, presupuesto orientativo, cómo te conoció. Si la boda es en octubre de 2027 y hoy solo te han preguntado, la ficha queda con una tarea de seguimiento a la fecha que decidas. Cuando tengas 40 consultas abiertas, sabrás en cuál estás y qué falta en cada una.
Con el generador de presupuestos tienes tus paquetes como líneas reutilizables (reportaje de boda 8 h, sesión de familia, preboda, álbum 30×30, segundo fotógrafo, horas extra) y montas la propuesta combinándolas. El presupuesto sale con tu logo, tus condiciones (señal del 30 %, cancelaciones, derechos de imagen) y un enlace para que el cliente lo acepte. Cuando acepta, se convierte en factura o en proyecto con un clic, sin volver a teclear nada.
Un reportaje no termina el día de la sesión. En Libélula cada encargo es un proyecto en un tablero Kanban con las fases que tú definas: Reservado → Sesión → Selección → Edición → Entrega → Álbum → Cerrado. Mueves la tarjeta y todo el mundo (tu segundo fotógrafo, la retocadora, tú mismo dentro de tres meses) sabe en qué punto está cada trabajo. Las fechas límite de entrega dejan de vivir en tu cabeza.
La señal se factura en el momento de la reserva y el resto antes de la entrega. Cada factura sale con registro VeriFactu (código QR y huella encadenada), que desde 2026 es obligatorio para autónomos y empresas que usan software de facturación. Si cobras por transferencia, Bizum o tarjeta, lo anotas; si tienes TPV en el estudio, el TPV con VeriFactu emite la factura simplificada en el momento. El panel de cobros te enseña qué clientes tienen facturas pendientes y desde cuándo.
Con el portal de clientes cada pareja o cada familia entra con su usuario y ve su presupuesto, su contrato, sus facturas, el estado de su encargo y los archivos que decidas compartir (por ejemplo la selección de fotos para el álbum, o el PDF de las condiciones). Se acaba el "¿me puedes reenviar la factura?" y el "¿cómo va lo mío?".
| Especialidad | Lo que más aporta el CRM |
|---|---|
| Bodas y eventos | Seguimiento de consultas a 12-18 meses vista, señal + resto, calendario de fechas reservadas, proyecto con fases largas (edición y álbum). |
| Familia, newborn, comuniones | Volumen de sesiones cortas: presupuestos estándar en un clic, cobro en el momento con TPV, recordatorio anual para repetir sesión. |
| Producto y ecommerce | Clientes recurrentes (tiendas, marcas) con facturas recurrentes mensuales, tareas por lote de productos, control de horas por proyecto. |
| Corporativa y eventos de empresa | Facturas a empresas con retención de IRPF cuando toca, portal para que el departamento de marketing descargue facturas y entregas, varios contactos por cliente. |
| Inmobiliaria y arquitectura | Encargos cortos y repetitivos con la misma agencia: presupuesto por inmueble, albarán de entrega y factura mensual agrupada. |
Paso 1 — Importa tus clientes. Desde un CSV o a mano si son pocos. Añade campos personalizados que te importen: fecha del evento, lugar, cómo te conoció, si autoriza publicar las fotos.
Paso 2 — Crea tus paquetes como productos. Los que vendes de verdad, con su precio e IVA. Servirán para presupuestos, facturas y TPV.
Paso 3 — Define las fases de tu tablero. Empieza con cinco o seis; ya lo afinarás.
Paso 4 — Configura la facturación. Tus datos fiscales, tu serie de facturas, tu logo. VeriFactu viene activado.
Paso 5 — Da de alta tu próximo encargo real de principio a fin: consulta, presupuesto, reserva con señal, proyecto, entrega, factura final. En una hora verás si el flujo encaja con tu forma de trabajar.
Hojas de cálculo y carpetas: gratis y familiar, pero sin recordatorios, sin portal, sin facturas legales y con la información repartida entre el móvil, el email y el Excel. Gestores de galerías con CRM "incluido": excelentes para entregar fotos, flojos en presupuestos complejos y, sobre todo, sin facturación adaptada a España. CRM generalistas grandes: potentes pero caros por usuario y sin proyectos ni facturación VeriFactu integrada; en la práctica acabas pagando tres herramientas. Libélula junta CRM, presupuestos, proyectos, facturación VeriFactu, portal y TPV en una sola plataforma española con plan gratuito, y cuando crezcas y tengas equipo, los planes de pago se cuentan en decenas de euros al mes, no por usuario.
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