Cómo una asesoría o gestoría puede controlar clientes, plazos fiscales recurrentes y equipo con un CRM gratuito: método práctico y funciones clave.
Los vencimientos fiscales y laborales de cada cliente como tareas recurrentes con responsable. El 20 del mes deja de ser una ruleta rusa.
Documentación, comunicaciones y trabajos de cada cliente en su ficha, accesible para quien lo lleve, no solo para quien lo captó.
El cliente sube su documentación y consulta el estado de sus trámites en su portal, en lugar de preguntar por email cada semana.
Una asesoría media lleva decenas de clientes, y cada uno arrastra un calendario propio: IVA trimestral, retenciones, nóminas y seguros sociales, cuentas anuales, impuesto de sociedades, renta. Multiplica clientes por obligaciones y tienes cientos de vencimientos al año donde un solo olvido significa recargos, sanciones y un cliente furioso — a veces perdido, a veces reclamando responsabilidad civil.
La mayoría de despachos pequeños gestionan esto con la memoria del titular, un Excel de vencimientos y carpetas de email. Funciona hasta que crece la cartera o falta una persona clave una semana de campaña.
1. Cada cliente, una ficha completa. Datos fiscales, obligaciones que tiene contratadas (contabilidad, fiscal, laboral), documentación y todo el historial de comunicaciones. Cuando el cliente llama, quien coge el teléfono ve el contexto completo, no solo "es cliente de Marta".
2. Las obligaciones recurrentes, como tareas asignadas. El IVA del primer trimestre del cliente X es una tarea con responsable y fecha, no una fila de Excel. En un tablero Kanban ves la campaña entera: qué está pendiente, en preparación, presentado. Los cuellos de botella se ven venir días antes, no el día 19 por la noche.
3. Reparto de carga visible. ¿Cuántos clientes lleva cada técnico? ¿Quién está saturado esta campaña? Con las tareas asignadas en un sistema, la respuesta es objetiva. Añade el control horario (obligatorio para tu plantilla, por cierto) y tienes también las horas reales por cliente: la base para detectar clientes que pagan poco y consumen mucho.
4. El cliente, autoservido. Con el portal de clientes, cada cliente sube su documentación y consulta el estado de sus trámites. Menos emails de "¿me pasas la factura de marzo?" y menos interrupciones.
5. Tu propia facturación al día. Las igualas y trabajos extra se facturan desde la misma plataforma, vinculados al cliente. La asesoría que persigue impagos con el historial delante cobra antes.
Tus clientes te preguntan cómo cumplir el registro de jornada o cómo adaptarse a Verifactu. Poder recomendarles una herramienta gratuita como Libélula (fichaje legal + facturación adaptada) resuelve su problema sin coste y refuerza tu papel de asesor que aporta soluciones, no solo obligaciones.
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