Cómo una asesoría o gestoría puede controlar clientes, plazos fiscales recurrentes y equipo con un CRM gratuito: método práctico y funciones clave.
Los vencimientos fiscales y laborales de cada cliente como tareas recurrentes con responsable. El 20 del mes deja de ser una ruleta rusa.
Documentación, comunicaciones y trabajos de cada cliente en su ficha, accesible para quien lo lleve, no solo para quien lo captó.
El cliente sube su documentación y consulta el estado de sus trámites en su portal, en lugar de preguntar por email cada semana.
Una asesoría media lleva decenas de clientes, y cada uno arrastra un calendario propio: IVA trimestral, retenciones, nóminas y seguros sociales, cuentas anuales, impuesto de sociedades, renta. Multiplica clientes por obligaciones y tienes cientos de vencimientos al año donde un solo olvido significa recargos, sanciones y un cliente furioso — a veces perdido, a veces reclamando responsabilidad civil.
La mayoría de despachos pequeños gestionan esto con la memoria del titular, un Excel de vencimientos y carpetas de email. Funciona hasta que crece la cartera o falta una persona clave una semana de campaña.
1. Cada cliente, una ficha completa. Datos fiscales, obligaciones que tiene contratadas (contabilidad, fiscal, laboral), documentación y todo el historial de comunicaciones. Cuando el cliente llama, quien coge el teléfono ve el contexto completo, no solo "es cliente de Marta".
2. Las obligaciones recurrentes, como tareas asignadas. El IVA del primer trimestre del cliente X es una tarea con responsable y fecha, no una fila de Excel. En un tablero Kanban ves la campaña entera: qué está pendiente, en preparación, presentado. Los cuellos de botella se ven venir días antes, no el día 19 por la noche.
3. Reparto de carga visible. ¿Cuántos clientes lleva cada técnico? ¿Quién está saturado esta campaña? Con las tareas asignadas en un sistema, la respuesta es objetiva. Añade el control horario (obligatorio para tu plantilla, por cierto) y tienes también las horas reales por cliente: la base para detectar clientes que pagan poco y consumen mucho.
4. El cliente, autoservido. Con el portal de clientes, cada cliente sube su documentación y consulta el estado de sus trámites. Menos emails de "¿me pasas la factura de marzo?" y menos interrupciones.
5. Tu propia facturación al día. Las igualas y trabajos extra se facturan desde la misma plataforma, vinculados al cliente. La asesoría que persigue impagos con el historial delante cobra antes.
Tus clientes te preguntan cómo cumplir el registro de jornada o cómo adaptarse a Verifactu. Poder recomendarles una herramienta gratuita como Libélula (fichaje legal + facturación adaptada) resuelve su problema sin coste y refuerza tu papel de asesor que aporta soluciones, no solo obligaciones.
Cuando una asesoría pierde una cuenta, casi nunca es porque alguien le haya ofrecido lo mismo por veinte euros menos. Es porque el cliente llevaba tres meses sin noticias del despacho, porque le reclamaron dos veces las mismas facturas por WhatsApp, y porque la única señal de vida que recibió fue el recibo domiciliado. El precio es la excusa que se dice en voz alta. El silencio es la causa real.
Esta página mira el software para asesorías desde ese lado: el de la relación con el cliente, no el del modelo 303. La parte fiscal la damos por resuelta, porque hoy la resuelven bastantes herramientas. Lo que separa a un despacho que crece de uno que se desangra por goteo es si sabe, en cualquier momento y sin preguntar a nadie, qué está pasando con cada cliente.
1. Nadie sabe cuándo se habló con él por última vez. La conversación vive en el correo de una persona, en el móvil de otra y en la memoria de un tercero. Si esa persona se va de vacaciones o de la empresa, el cliente entra en zona muerta. Un despacho con cincuenta cuentas puede tener quince en silencio y no enterarse hasta que llega el burofax de baja.
2. La documentación pendiente no está escrita en ningún sitio. Todo el mundo en el despacho sabe que "el de la ferretería siempre entrega tarde", pero no existe una lista de qué falta, de quién, desde cuándo y quién lo reclamó. Así es imposible reclamar a tiempo y, sobre todo, imposible demostrar que se reclamó cuando el cliente se enfada por una presentación fuera de plazo.
3. El cliente no tiene dónde dejar sus papeles. Si la única vía es el correo, tendrás fotos de tickets en un hilo de veinte respuestas y un PDF perdido entre publicidad. El cliente percibe desorden, aunque el desorden sea suyo.
4. Las cuotas del propio despacho se cobran peor que las de sus clientes. Es el clásico: la asesoría que persigue impagados ajenos y tiene tres meses de cuotas sin conciliar. No por dejadez, sino porque nadie tiene delante una lista de qué se ha emitido, qué se ha cobrado y qué no.
Libélula es un CRM y ERP español todo en uno, con más de 40 funciones, y su modo asesoría está pensado justo para este escenario: una cuenta gestora crea y administra las empresas cliente, salta entre ellas con un selector y ve impuestos, facturación e informes consolidados de todas.
Sobre la relación: cada cliente tiene su ficha con historial, tareas y agenda; el embudo de ventas sirve tanto para captar despacho nuevo como para seguir renovaciones y ampliaciones de servicio; las tareas con responsable convierten "hay que pedirle los extractos a Marisa" en algo asignado y con fecha; los campos personalizados con registro de auditoría te dejan marcar en la ficha si un cliente ha entregado ya el trimestre, y dejan constancia de quién cambió qué y cuándo.
Sobre la documentación: el portal de clientes permite que el propio cliente entre y suba sus facturas al espacio de archivos, sin cadenas de correo. Además, en modo asesoría puedes invitar al cliente a su propia empresa dentro de la plataforma. El escáner de facturas de gasto en PDF extrae los datos para que no haya que teclearlos; conviene decirlo claro, porque hay mucha confusión en el sector: eso no es digitalización certificada y no habilita a destruir el papel.
Sobre el cobro de tus cuotas: facturación con membresías para las cuotas periódicas, control de pendiente de cobro y tesorería con conciliación bancaria por Norma 43, para cruzar lo emitido con lo que ha entrado de verdad en el banco.
Y sobre el marco normativo, que también forma parte de la conversación con tus clientes: las facturas se encadenan con huella SHA-256 y se remiten a la AEAT en XML sobre SOAP con mTLS, con QR tributario en el PDF; está validado de punta a punta contra el entorno de pruebas de la Agencia, que devolvió estado correcto con su CSV. No existe ningún sello de "homologado" ni "certificado por la AEAT": la norma pide una declaración responsable del fabricante. Si un proveedor te ofrece ese sello, pídele que te enseñe en qué artículo está regulado.
| Lo que necesitas | En Libélula | Qué comprobar en tu candidato |
|---|---|---|
| Saber qué clientes llevan semanas en silencio | Ficha de cliente con historial, embudo, tareas y agenda | Pídele que te enseñe, en una demo, la lista de clientes sin actividad reciente |
| Controlar quién debe qué documentación | Tareas con responsable y fecha, más campos personalizados con auditoría | ¿Queda registro de quién reclamó y cuándo, o solo el estado actual? |
| Que el cliente suba sus facturas él mismo | Portal de clientes y espacio de archivos; puedes invitar al cliente a su empresa | ¿El acceso del cliente se paga aparte? ¿Cuántos usuarios suyos entran? |
| Cobrar tus propias cuotas sin perseguirlas | Membresías, pendiente de cobro y conciliación bancaria Norma 43 | ¿Concilia el extracto del banco o hay que marcar los cobros a mano? |
| Trabajar con muchas empresas desde una cuenta | Modo asesoría con selector de empresa e informes consolidados | ¿Cambiar de empresa es un clic o volver a entrar con otro usuario? |
| Calendario de vencimientos por cliente | Calendario fiscal por empresa con los modelos que le tocan a cada una | ¿El calendario es genérico o depende del régimen real de cada cliente? |
| Traerte tu cartera sin empezar de cero | Importación CSV de clientes, facturas históricas y empresas en bloque | ¿Las facturas antiguas entran como histórico, sin re-firmarse? |
El plan Asesoría arranca en 49 € al mes más IVA, con cuatro tramos según el número de empresas cliente (10, 30, 75 o ilimitadas) hasta 349 € al mes más IVA. El almacenamiento va en un pool compartido entre todas las empresas, así que no tienes que repartirlo cliente a cliente. Si prefieres los planes generales: Equipo 49 € al mes más IVA con clientes ilimitados, 50 proyectos y 10 GB; Empresa 99 € con 25 GB; Ilimitado 179 € con 50 GB, siempre más IVA. Hay un plan gratuito de 3 miembros y 3 proyectos sin tarjeta para verlo por dentro. Suscripción mensual y sin permanencia.
No es "cuántas funciones tiene". Es: dentro de seis meses, cuando un cliente llame enfadado, ¿vas a poder abrir su ficha y ver en treinta segundos qué se le pidió, qué entregó, qué se le presentó y qué te debe? Si la respuesta es sí, ese cliente no se va. Y si se va, al menos no será por silencio.
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