CRM para clínicas dentales

Qué necesita una clínica dental de un CRM

Una clínica dental gestiona dos cosas a la vez: la salud de sus pacientes y un negocio con presupuestos altos, tratamientos largos, pagos fraccionados y un equipo de varias personas. El software clínico (historia, odontograma, radiografías) cubre lo primero. Lo segundo (captar al paciente, presentarle un presupuesto que acepte, cobrar por fases, facturar correctamente, coordinar a recepción, higienistas y doctores) suele vivir en una mezcla de Excel, WhatsApp y memoria. Un CRM para clínicas dentales ordena exactamente esa parte.

Libélula CRM se encarga de la gestión de negocio de la clínica: pacientes como clientes con su historial administrativo, presupuestos de tratamiento, facturación con VeriFactu, TPV en recepción, portal del paciente, control horario del equipo y chat interno. No sustituye al programa clínico ni pretende guardar la historia clínica: ambos conviven, cada uno en lo suyo.

El recorrido del paciente, de la primera llamada al alta

Primera visita y captación

Cada primera consulta entra como paciente potencial con su origen (Google, recomendación, seguro, campaña). Si no cierra tratamiento ese día, queda una tarea de seguimiento: a los tres días, a la semana. Las clínicas que hacen seguimiento de los presupuestos no aceptados recuperan una parte significativa; las que no, nunca sabrán cuánto han perdido.

Presupuesto por tratamiento, aceptado desde el móvil

Los tratamientos se dan de alta como productos (implante, corona, ortodoncia por fases, limpieza, blanqueamiento) con su precio, y el presupuesto se monta en minutos, con tus condiciones de pago fraccionado si las ofreces. El paciente lo recibe, lo revisa con calma y lo acepta online; la aceptación queda registrada con fecha. Con los campos personalizados añades lo que necesites en la ficha: mutua, número de póliza, alergias relevantes para la gestión, doctor asignado.

Tratamientos largos como proyectos con fases

Una ortodoncia de 18 meses o un implante con sus tiempos de osteointegración se siguen mejor como proyecto con fases: Diagnóstico → Fase quirúrgica → Cicatrización → Prótesis → Revisión. Cada fase lleva sus tareas (pedir a laboratorio, citar, cobrar el plazo) y el equipo ve en qué punto está cada paciente sin preguntar.

Cobro por fases y facturación correcta

Los tratamientos se cobran a menudo en plazos. Cada cobro genera su factura (o recibo a cuenta y factura final, según vuestro criterio con la asesoría), y la ficha del paciente muestra lo pagado y lo pendiente. La asistencia sanitaria prestada por profesionales sanitarios está exenta de IVA, y Libélula lo refleja en la factura; los productos que no son asistencia (por ejemplo venta de cepillos o kits) llevan su IVA. Todas las facturas salen con registro VeriFactu, obligatorio desde 2026 para quien factura con software. En recepción, el TPV con VeriFactu cobra con tarjeta o efectivo y emite la factura en el momento.

Portal del paciente

El paciente entra con su usuario y ve sus presupuestos, sus facturas (útiles para la renta o para el seguro), los documentos que compartáis (consentimientos, instrucciones postoperatorias, presupuesto firmado) y el estado de su tratamiento. Menos llamadas a recepción pidiendo facturas; más imagen de clínica seria.

Gestión del equipo de la clínica

Recepción, higienistas, auxiliares y doctores con roles y permisos distintos: recepción ve agenda administrativa, presupuestos y cobros; los doctores, sus pacientes y tratamientos; la dirección, todo. El control horario cumple el registro de jornada obligatorio con turnos partidos y guardias. El chat interno sustituye al grupo de WhatsApp de la clínica, con la ventaja de que cada conversación puede ir enlazada a un paciente o a una tarea, y de que no se mezcla con la vida personal del equipo.

Datos de salud y RGPD: qué papel juega cada herramienta

Los datos de salud son una categoría especial de datos personales. La historia clínica, las pruebas y el diagnóstico deben vivir en un software sanitario con las garantías correspondientes; Libélula gestiona la relación administrativa y comercial (datos de contacto, presupuestos, facturas, documentos que decidáis subir) con control de acceso por roles, registro de actividad y servidores en la Unión Europea. La recomendación que damos a toda clínica: historia clínica en el programa clínico, negocio en el CRM, y un encargado de tratamiento firmado con cada proveedor.

Por qué Libélula y no un CRM genérico o una hoja de cálculo

Empieza con el plan gratuito dando de alta los pacientes nuevos de esta semana y el próximo presupuesto; si la clínica tiene más de tres personas, los planes se pagan por clínica y no por usuario.

Ver también: CRM para clínicas y software para clínicas.