Un CRM para talleres mecánicos centrado en lo que trae coches de vuelta: historial por vehículo, avisos de revisión e ITV, presupuestos con seguimiento y facturación.
Cada coche con su matrícula, sus intervenciones anteriores y lo que quedó pendiente de hacer.
Revisiones, cambios de aceite e ITV: el taller avisa en lugar de esperar a que el cliente se acuerde.
El presupuesto aprobado se convierte en factura sin volver a teclear nada.
Un taller ya tiene un programa de taller o, muy a menudo, una pizarra, un cuaderno de órdenes y una caja de facturas. Lo que casi ningún taller tiene es memoria comercial: quién vino hace un año a cambiar el embrague y no ha vuelto, qué clientes tienen la ITV el mes que viene, cuántos presupuestos se quedaron en "me lo pienso", qué flota de empresa paga tarde. Esa memoria es dinero, y un CRM para talleres mecánicos existe para recuperarla.
Libélula CRM no es un programa de diagnosis ni un catálogo de recambios. Es la capa de clientes, vehículos, presupuestos, órdenes de trabajo y facturación de un taller pequeño o mediano, con la ventaja de ser una plataforma completa y española: facturas con VeriFactu, TPV en mostrador, control horario de los mecánicos y un portal donde el cliente ve su historial.
En un taller el dato clave es la matrícula. Con los campos personalizados de la ficha de cliente guardas matrícula, marca y modelo, kilómetros en la última visita, fecha de la próxima ITV, tipo de aceite y cualquier dato que tus mecánicos necesiten ver antes de abrir el capó. Un cliente con dos coches son dos fichas vinculadas; una empresa con una flota de ocho furgonetas es un cliente empresa con ocho vehículos y varios contactos (el gerente que aprueba, el conductor que trae la furgoneta). Todo el historial (presupuestos, órdenes, facturas, notas, fotos del vehículo) queda en la ficha y se consulta en segundos desde el mostrador.
Con el generador de presupuestos montas la reparación en líneas: mano de obra (por horas o por operación), piezas con su precio e IVA, consumibles. El cliente recibe un enlace, lo ve en el móvil y lo acepta. Se acabó el "te llamo luego": el presupuesto aceptado queda registrado con fecha y hora, y si aparece una avería nueva a mitad de reparación, mandas un presupuesto adicional en un minuto.
Cada vehículo en el taller es una tarjeta en un tablero Kanban: Recepcionado → Diagnóstico → Pendiente de piezas → En reparación → Pruebas → Listo para entregar → Entregado. De un vistazo ves cuántos coches hay en cada fase, qué mecánico lleva cada uno y cuáles llevan tres días esperando una pieza. Las tareas dentro de la tarjeta (pedir recambio, llamar al cliente, limpiar) se reparten entre el equipo.
La orden terminada se convierte en factura con un clic: mismas líneas, mismo cliente, misma matrícula en el concepto. Si es un particular que paga en el momento, el TPV emite la factura simplificada y cobra con tarjeta o efectivo; si es una empresa, sale la factura completa y, si procede, un albarán por cada intervención que luego se agrupa en una factura mensual. Todo con registro VeriFactu automático y con el desglose de IVA correcto.
| Oportunidad | Cómo la recupera el CRM |
|---|---|
| Revisiones e ITV | Con la fecha de la próxima ITV o de la revisión en la ficha, una tarea programada te avisa un mes antes para contactar al cliente. Un recordatorio a tiempo es una visita segura. |
| Presupuestos sin respuesta | Lista de presupuestos enviados y no aceptados con su antigüedad. Una llamada a los tres días recupera una parte que de otro modo se va a otro taller. |
| Flotas y empresas | Clientes empresa con varios vehículos, facturación agrupada, condiciones de pago propias y un portal donde el gestor de flota ve todas las intervenciones y facturas. Es el cliente más rentable y el que más exige orden administrativo. |
El control horario cumple con el registro de jornada obligatorio (RD 8/2019) y te dice cuántas horas reales se han dedicado a cada orden, lo que te permite comparar con las horas presupuestadas y ajustar precios. El chat interno evita los gritos desde el foso al mostrador: "¿ha llegado el recambio del Golf?" se pregunta y se responde por escrito, con la tarjeta del vehículo enlazada. Los roles y permisos hacen que el mecánico vea las órdenes y el administrativo vea, además, facturas y cobros.
Semana 1: da de alta a los clientes que entren esta semana, con matrícula y vehículo. No migres el histórico de golpe; se incorporará solo. Semana 2: empieza a hacer los presupuestos en Libélula y a convertirlos en orden de trabajo en el tablero. Semana 3: factura desde la orden y activa el TPV en mostrador. Semana 4: revisa la lista de presupuestos sin aceptar y las ITV del mes que viene: ese primer mes de seguimiento suele pagar el cambio.
El plan gratuito cubre a un taller pequeño (hasta 3 personas) y los planes de pago van por equipo, no por usuario, así que incorporar al tercer mecánico no dispara el precio. Si tienes asesoría externa, puedes darle acceso a la facturación para que se descargue lo que necesita cada trimestre, sin enviarle nada por email.
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