Prepara tu asesoría para VeriFactu sin morir en el intento

Para una asesoría, VeriFactu no es un cambio de software: es un proyecto de migración con tantos frentes como clientes tengas. Y la parte difícil no es la técnica, es que cada cliente está en un punto distinto y ninguno te va a llamar para preguntarte por ello.

Empieza por clasificar, no por migrar

Antes de tocar nada, conviene repartir la cartera en cuatro grupos, porque cada uno necesita una conversación distinta:

• Los que ya usan un programa adaptado. No hay que hacer nada salvo confirmar que tienen la modalidad activada y el certificado en regla.
• Los que usan un programa que no se ha adaptado. Hay que decidir entre esperar a que el fabricante lo actualice o cambiar. Esperar tiene un límite: si el fabricante no da fechas, esperar es decidir.
• Los que facturan en Excel o en Word. Son los que más trabajo dan y los que más valor te van a reconocer si se lo resuelves. No hay adaptación posible: hay que cambiar de sistema.
• Los que emiten muy pocas facturas. Un autónomo con seis facturas al año necesita algo sencillo y barato, no una plataforma completa. Meterle una herramienta grande garantiza que no la use.

El error de dejarlo para el final

La tentación es avisar a todos a la vez cuando se acerque la fecha. Es exactamente lo que no hay que hacer: si migras cuarenta empresas la misma semana, cualquier incidencia se multiplica por cuarenta y te coincide con el cierre trimestral. Repartir la cartera en tandas de cinco o diez, empezando por los que más facturan, convierte un problema en una rutina.

Lo que cambia en tu día a día

Una vez migrados, el trabajo de la asesoría cambia de forma sutil pero importante: las facturas de tus clientes dejan de ser documentos sueltos que te llegan por correo y pasan a ser registros encadenados a los que puedes acceder directamente. Deja de tener sentido pedir el Excel de facturación cada trimestre cuando puedes entrar y verlo.

El otro cambio es la inmutabilidad. Ya no se puede "arreglar" una factura de hace dos meses antes de presentar el trimestre. Si está mal, va rectificativa. Conviene explicarlo a los clientes antes de que se encuentren con ello, porque es la queja número uno de las primeras semanas.

Llevar cuarenta empresas sin duplicar el trabajo

El cuello de botella de una asesoría no es emitir facturas, es cambiar de contexto: entrar en una empresa, mirar su IVA, salir, entrar en la siguiente. Lo que de verdad ahorra horas es poder ver el estado de todas a la vez —qué han facturado, qué deben, qué modelos tienen pendientes— y entrar solo en la que necesita atención.