Qué es una factura proforma
La factura proforma es un documento informativo que detalla una operación antes de que se realice: qué se va a entregar o prestar, a qué precio, con qué impuestos y condiciones. Es, en esencia, una oferta formal con formato de factura. Su rasgo esencial: no tiene validez fiscal ni contable. No entra en la numeración de facturas, no devenga IVA y no obliga al pago.
Para qué se usa realmente
- Comercio internacional: es su uso clásico. La proforma acompaña la mercancía o la gestión aduanera y sirve para trámites y cartas de crédito antes de la factura comercial.
- Aprobaciones internas del cliente: muchas empresas necesitan un documento "con pinta de factura" para autorizar internamente un gasto antes de comprometerlo.
- Pagos anticipados: cuando pides un anticipo antes de empezar, la proforma documenta lo acordado. Ojo: si cobras el anticipo, debes emitir factura por ese anticipo, porque el cobro devenga IVA.
- Subvenciones y financiación: las convocatorias suelen pedir proformas para justificar importes solicitados.
Proforma vs presupuesto vs factura
Presupuesto: oferta comercial, formato libre, pensada para negociar. Proforma: misma función pero con la estructura exacta de la futura factura (conceptos, impuestos, totales); útil cuando el cliente necesita el detalle formal. Factura: documento fiscal con numeración correlativa que devenga IVA y obliga a las partes. La secuencia natural es presupuesto → proforma (opcional) → factura.
Errores habituales con las proformas
- Numerar las proformas en la misma serie que las facturas. Nunca: contaminan la correlatividad fiscal. Usa una serie separada (PRO-2026-001) o sin numeración fiscal.
- Contabilizar proformas como ingresos o gastos. No son documentos contables. Un gasto solo se deduce con factura.
- Cobrar contra proforma sin emitir factura. Todo cobro (aunque sea anticipo) exige factura con su IVA. La proforma no lo sustituye.
- Dejar proformas eternamente abiertas. Ponles validez ("oferta válida 30 días"): los precios cambian y una proforma antigua puede volverse un compromiso incómodo.
Gestiona el ciclo completo sin duplicar trabajo
En Libélula CRM el ciclo comercial vive en un solo sitio: el cliente en el CRM, el trabajo en su proyecto, y los documentos (proformas, albaranes y facturas) vinculados a ambos. Cuando la operación se confirma, generas la factura definitiva sin reescribir nada y con la numeración correlativa garantizada. Todo desde el plan gratuito.
Preguntas frecuentes
¿Una factura proforma tiene validez legal?
No tiene validez fiscal ni contable: no devenga IVA, no se numera en la serie fiscal y no sirve para deducir gastos. Sí puede tener valor como prueba de una oferta aceptada en una disputa comercial, como cualquier documento precontractual.
¿La proforma lleva IVA?
La proforma muestra el IVA que llevará la futura factura (para que el cliente vea el importe total), pero no lo devenga: no genera obligación de ingreso a Hacienda hasta que exista factura u operación realizada o cobrada.
¿Puedo cobrar con una factura proforma?
Puedes pedir un pago contra proforma (típico en anticipos), pero en el momento del cobro estás obligado a emitir una factura por el importe cobrado, porque los anticipos devengan IVA. La proforma nunca sustituye a la factura.
¿Cómo se numera una factura proforma?
Fuera de la serie fiscal de facturas: usa una serie propia (por ejemplo PRO-2026-001). Lo importante es que jamás comparta numeración con las facturas reales para no romper la correlatividad.
¿Qué diferencia hay entre proforma y presupuesto?
Ambos son ofertas sin validez fiscal. El presupuesto tiene formato libre y orientación comercial; la proforma replica la estructura exacta de la futura factura, con desglose de impuestos, y suele pedirse para aprobaciones internas, aduanas o subvenciones.
¿Puedo convertir una proforma en factura automáticamente?
Con un programa de facturación, sí: se genera la factura definitiva con los mismos datos y numeración correlativa de la serie fiscal. En Libélula CRM lo haces desde la ficha del cliente en un par de clics, gratis.