Datos obligatorios de toda factura
El Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) fija el contenido mínimo de una factura completa en España:
- Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa: no puede haber saltos ni duplicados.
- Fecha de expedición (y fecha de la operación si es distinta).
- Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Descripción de la operación: qué vendes o qué servicio prestas.
- Base imponible, tipo de IVA aplicado, cuota de IVA y total.
- Retención de IRPF cuando corresponda (profesionales facturando a empresas o autónomos).
- Menciones especiales cuando apliquen: "inversión del sujeto pasivo", exenciones con su artículo, régimen de caja, etc.
IVA e IRPF: cómo se calculan
Sobre la base imponible se aplica el IVA (21% general, 10% y 4% reducidos, o exención según la actividad). Si eres profesional autónomo facturando a una empresa u otro profesional, aplicas además retención de IRPF: con carácter general el 15% (7% durante el año de inicio y los dos siguientes). La retención se resta del total: el cliente te paga menos, pero ingresa esa cantidad a Hacienda por ti.
Ejemplo: servicio de 1.000 €. IVA 21%: +210 €. Retención 15%: −150 €. Total a cobrar: 1.060 €.
Factura completa vs factura simplificada
La factura simplificada (el "ticket") puede emitirse en operaciones de hasta 400 € (o 3.000 € en ciertos sectores como comercio minorista u hostelería) y no requiere los datos del destinatario. Ojo: si tu cliente quiere deducirse el gasto, te pedirá factura completa con su NIF. En B2B, emite siempre factura completa.
Errores que se pagan caros
- Numeración rota: saltos o duplicados en la serie son de lo primero que revisa Hacienda en una comprobación.
- Borrar o "rehacer" facturas emitidas: nunca. Los errores se corrigen con factura rectificativa.
- Olvidar la retención de IRPF facturando a empresas: genera descuadres a ambos lados.
- Confundir factura con proforma: la proforma no tiene validez fiscal ni entra en la numeración.
- No guardar las facturas: deben conservarse durante el plazo de prescripción (4 años a efectos fiscales, 6 a efectos mercantiles).
Hazlo automático (y gratis)
Con la facturación de Libélula CRM creas la factura eligiendo cliente y conceptos: la numeración, los cálculos de IVA/IRPF y el PDF salen solos, y cada factura queda vinculada al cliente y al proyecto. Además tienes en la misma plataforma tus clientes, proyectos y horas trabajadas. Y con la normativa Verifactu ya en vigor, facturar con software adaptado deja de ser opcional.
Preguntas frecuentes
¿Puedo empezar mi numeración de facturas en el número que quiera?
Puedes empezar una serie nueva (por ejemplo 2026-001), pero a partir de ahí la numeración debe ser correlativa y sin huecos. Muchos autónomos usan una serie por año, lo cual es correcto y recomendable.
¿Cuándo tengo que aplicar retención de IRPF en mis facturas?
Si eres profesional autónomo (actividades profesionales) y facturas a empresas o a otros autónomos: 15% con carácter general, 7% si estás en el año de inicio de actividad y los dos siguientes. A particulares no se aplica retención.
¿Qué diferencia hay entre factura y factura simplificada?
La simplificada (ticket) no identifica al destinatario y solo puede usarse hasta 400 € (o 3.000 € en sectores autorizados). El cliente no puede deducir IVA con ella salvo que incluya sus datos. Entre empresas, usa siempre factura completa.
¿Cuánto tiempo hay para emitir la factura después del servicio?
A particulares, en el momento de la operación. A empresas y profesionales, antes del día 16 del mes siguiente al devengo. En la práctica, cuanto antes factures antes cobras: la fecha de emisión arranca los plazos de pago.
¿Es obligatorio hacer las facturas con un programa?
La factura manual sigue siendo válida, pero si usas software debe cumplir Verifactu (RD 1007/2023): registros inalterables y QR en la factura. Con opciones gratuitas adaptándose al reglamento, facturar a mano en 2026 solo aporta riesgo de errores.
¿Cómo cobro antes mis facturas?
Tres palancas: factura inmediatamente al entregar, define vencimiento claro en la factura (la Ley 3/2004 fija 30 días por defecto, máximo 60 pactados) y haz seguimiento sistemático de pendientes. Un CRM con facturación integrada te muestra lo pendiente de cobro de un vistazo.