Regla de oro: una factura emitida nunca se borra
Si te equivocaste en una factura ya emitida (importe, IVA, datos del cliente, un descuento no aplicado…), la solución nunca es borrarla ni editarla: eso rompe la correlatividad y, con la normativa Verifactu, además deja rastro de manipulación. El mecanismo legal es la factura rectificativa, regulada en el artículo 15 del Reglamento de Facturación.
Cuándo es obligatorio emitir una rectificativa
- Cuando la factura original no cumple algún requisito obligatorio (datos erróneos del cliente, NIF incorrecto, descripción equivocada…).
- Cuando las cuotas de IVA se calcularon mal.
- Cuando se dan las circunstancias que modifican la base imponible del art. 80 de la Ley del IVA: devoluciones, descuentos posteriores, resolución de operaciones, o impago (créditos incobrables o concurso del cliente).
El plazo: en cuanto tengas constancia del error, siempre que no hayan pasado 4 años desde el devengo.
Las dos formas de rectificar
Por sustitución: la rectificativa muestra los importes correctos completos y deja constancia de la rectificación. Ejemplo: factura original de 1.210 €, importe correcto 1.089 € → la rectificativa refleja 1.089 € como nuevo total.
Por diferencias: la rectificativa refleja solo el ajuste. Mismo ejemplo → rectificativa por −121 €. Es la forma habitual para abonos y descuentos posteriores.
Requisitos formales que no puedes saltarte
- Serie propia: las rectificativas llevan una serie específica separada de las facturas ordinarias (por ejemplo R-2026-001).
- Mención expresa: el documento debe indicar que es rectificativa y su condición (sustitución o diferencias).
- Referencia a la original: identificación de la factura rectificada (número y fecha) y la causa.
- Todos los requisitos de cualquier factura: tus datos, los del cliente, base, tipo y cuota.
El IVA de las rectificativas
Si la rectificación reduce el IVA repercutido, regularizas en la autoliquidación del periodo en que emites la rectificativa (sin recargos). Si lo aumenta porque el error fue tuyo, puede tocar complementaria del periodo original. En caso de impago, el art. 80 LIVA marca ventanas temporales estrictas (con carácter general, 6 meses o un año desde el devengo para créditos incobrables, más 6 meses para emitir y comunicar): si gestionas cobros tarde, pierdes el derecho a recuperar ese IVA.
Evita llegar aquí: factura bien a la primera
La mayoría de rectificativas nacen de facturar a mano: bases mal calculadas, NIF equivocados, descuentos olvidados. Con la facturación de Libélula CRM los datos del cliente se cargan de su ficha del CRM, los cálculos son automáticos y las series (ordinaria y rectificativa) se gestionan solas. Gratis, y con todos los requisitos legales cubiertos de serie.
Preguntas frecuentes
¿Puedo anular una factura y hacer otra nueva con el mismo número?
No. Una factura emitida y entregada existe a efectos fiscales. La forma legal de corregirla es la factura rectificativa con su propia serie y la referencia a la original. Reutilizar números o borrar facturas es de lo primero que detecta una comprobación de Hacienda.
¿Qué diferencia hay entre rectificativa por sustitución y por diferencias?
Por sustitución, la rectificativa muestra los importes correctos íntegros (sustituye a la original). Por diferencias, solo refleja el ajuste (por ejemplo, un abono de −121 €). Ambas deben identificar la factura original y la causa.
¿Qué plazo tengo para emitir una factura rectificativa?
Debes emitirla en cuanto tengas constancia de la circunstancia que obliga a rectificar, con el límite de 4 años desde el devengo del impuesto (o desde las circunstancias del art. 80 LIVA en modificaciones de base imponible).
¿Cómo recupero el IVA de una factura que el cliente no me paga?
Vía rectificativa por modificación de base imponible (art. 80.4 LIVA): el crédito debe llevar impagado 6 meses (pymes) o 1 año, haber instado el cobro (reclamación judicial, notarial o requerimiento fehaciente) y emitir la rectificativa dentro de los 6 meses siguientes, comunicándolo a la AEAT. Los plazos son estrictos.
¿La rectificativa puede ser negativa?
Sí, es lo habitual en abonos: una rectificativa por diferencias con importe negativo que reduce base e IVA. Contablemente minora tus ingresos y tu IVA repercutido del periodo en que la emites.
¿Las facturas rectificativas también entran en Verifactu?
Sí. Los sistemas de facturación adaptados al RD 1007/2023 registran las rectificativas como registros de facturación encadenados e inalterables, igual que las ordinarias. Precisamente Verifactu hace inviable la vieja práctica de borrar y rehacer.