Software de RRHH para Pymes

Los básicos de RRHH, sin un ERP caro

Una pyme no necesita un software de RRHH gigante: necesita fichar, gestionar vacaciones y tener el equipo organizado. Libélula cubre el control horario con registro legal, las vacaciones y ausencias con aprobación, y la estructura por departamentos con permisos a medida.

Un directorio vivo del equipo

El directorio de equipo muestra quién es quién, su departamento y si está conectado. Y como todo está en la misma plataforma, RRHH conecta con los proyectos, la comunicación y la operación diaria.

Los vencimientos que hay que tener vigilados

Buena parte del trabajo de recursos humanos en una empresa pequeña es no perder de vista fechas. Estas son las que cuestan dinero si se pasan:

• Fin de periodo de prueba. Si pasa la fecha, se pierde la posibilidad de desistir sin causa. Es la más cara de olvidar.
• Fin de contrato temporal. Con su preaviso cuando corresponda. Un contrato que vence sin gestionar puede prorrogarse por defecto en condiciones que no querías.
• Reconocimientos médicos obligatorios según la evaluación de riesgos del puesto.
• Formación en prevención de riesgos, obligatoria y con reciclaje en muchos puestos.
• Documentación en vigor: carnés profesionales, permisos de conducir de flota, certificados que caducan.
• Antigüedades y trienios, si el convenio los contempla.

Qué guardar en el expediente de cada persona

La regla práctica: todo lo que tendrías que enseñar si mañana hubiera una inspección o un conflicto. Contrato y anexos, nóminas, partes de baja y alta, formación recibida con su justificante, entrega de equipos de protección, entrega de material de empresa, y el documento de información sobre tratamiento de datos.

Un detalle que se olvida y luego pesa: quién accede a esa carpeta. Un expediente laboral contiene datos personales y a veces datos de salud. Tenerlo en una carpeta compartida a la que llega media empresa es un problema de protección de datos, no solo de orden.

Qué necesita de recursos humanos una empresa de menos de 50 personas

El software de RRHH para pymes suele venderse con módulos pensados para plantillas de cientos de personas: evaluación por competencias, planes de carrera, encuestas de clima. En una empresa de quince personas eso no se usa nunca. Lo que sí se usa, todos los días, es bastante más aburrido:

• Registro de jornada. Obligatorio para toda la plantilla, con conservación de los registros durante cuatro años.
• Vacaciones y ausencias con su saldo y su aprobación documentada.
• Expediente de cada persona: contrato, nóminas, formación, equipo entregado, documentación en vigor.
• Quién es quién: departamentos, responsables y a quién reporta cada uno.
• Avisos de lo que caduca: fin de contrato, periodo de prueba, reconocimiento médico, formación obligatoria.

El coste oculto de llevarlo en carpetas

Mientras sois pocos, las carpetas y el Excel funcionan. El punto de ruptura no llega por número de personas sino por número de eventos: cuando cada mes hay una incorporación, una baja, tres solicitudes de vacaciones y un contrato que renovar, el tiempo que se va en buscar y recordar supera al de gestionar.

Y hay un coste que no se ve hasta que aparece: cuando llega una inspección o un conflicto, lo que te protege es poder demostrar qué se registró y cuándo. Un Excel que cualquiera puede editar sin dejar rastro no demuestra nada.

Empezar por donde de verdad duele

Implantar un sistema de RRHH completo de golpe en una pyme es la forma más rápida de que el equipo lo rechace. El orden que funciona es empezar por lo obligatorio y visible —el registro de jornada, porque afecta a todo el mundo y hay que hacerlo sí o sí— y añadir después las vacaciones, que es lo que la gente agradece porque les da visibilidad de su saldo.

El expediente documental y los avisos de vencimientos vienen luego, cuando el hábito ya está creado. En Libélula todo eso comparte la misma ficha de persona, así que lo aprobado en vacaciones ya aparece justificado en el registro horario y no hay que cuadrar dos sistemas.