Los 7 criterios con los que se elige un software de gestión para una pyme española: VeriFactu de serie, precio total real, migración de datos y sin permanencia.
Cadena de huellas y envío a la AEAT incluidos, no como módulo aparte.
Desde 49 €/mes + IVA con todo dentro, y un plan gratuito para probarlo.
Importación de clientes, facturas históricas y empresas desde CSV.
Si buscas el mejor software de gestión para pymes, lo primero que aparece son listas de veinte productos ordenadas con criterios que nadie te explica. Esta página no es eso. No vamos a puntuar herramientas ajenas con datos que no podemos verificar: vamos a darte los siete criterios con los que se decide de verdad esta compra en España, una tabla para auditar lo que ya tienes, los tres errores que salen caros al elegir, y qué hace Libélula en cada criterio con precios reales.
Conviene decirlo desde el principio: la mayoría de las alternativas del mercado son herramientas buenas, hechas por equipos serios. La diferencia rara vez está en la calidad y casi siempre en el enfoque: qué entra dentro del precio base, cuánta gente cabe, y qué ocurre el día que decides moverte.
1. VeriFactu de serie. Con el reglamento antifraude, tu programa de facturación tiene que encadenar cada factura con la anterior y, en la modalidad VeriFactu, remitir esos registros a la AEAT. Lo importante no es que una web diga "compatible": es saber si esa funcionalidad está incluida en tu plan o se factura como un extra, y si el PDF sale con su QR tributario.
2. Precio total, con todos los módulos. El precio anunciado casi siempre es el del plan base. Antes de firmar, suma lo que de verdad vas a usar (facturación, control horario, inventario, TPV, portal de clientes, informes) y multiplícalo por doce meses. Ese número, y no el del titular, es tu coste real.
3. Límite de usuarios. Aquí se rompen muchos presupuestos: contratas para cuatro personas y a los seis meses sois nueve. Pregunta cuánto cuesta el usuario adicional y si los permisos se ajustan por departamento o todo el mundo ve todo.
4. Migración de datos, de entrada y de salida. El miedo real de quien cambia de software no es aprenderse otro menú: es perder el histórico de clientes y facturas. Comprueba si puedes traer tus datos antiguos y, sobre todo, si podrás exportarlos el día que te vayas.
5. Soporte en español y fiscalidad española. No es una cuestión de idioma en la interfaz. Es que el programa calcule el 303, el 130, el 111, el 347 y el 390 a partir de tus datos reales, y que entienda IGIC en Canarias o IPSI en Ceuta y Melilla.
6. Que no te aten con permanencia. Compromisos de doce meses, penalizaciones por baja o descuentos que solo existen pagando el año por adelantado: pregúntalo por escrito antes de contratar, sea cual sea la herramienta. Si la herramienta es buena, no necesita candado.
7. Que crezca contigo. Hoy facturas y llevas proyectos; en dos años quizá vendas online, abras tienda física o gestiones una segunda sociedad. Migrar por segunda vez cuesta mucho más que elegir bien la primera.
| Qué necesitas | En Libélula | Qué comprobar en tu programa |
|---|---|---|
| VeriFactu de serie | Cada factura encadenada a la anterior con huella SHA-256 y remitida a la AEAT en XML sobre SOAP con mTLS. QR tributario en el PDF. Circuito validado de punta a punta contra el entorno de pruebas de la Agencia, que devolvió estado correcto con su CSV. | ¿Está incluido en tu plan o se cobra aparte? ¿Ves la huella y el registro del envío, o solo un sello visual? |
| Precio total con todos los módulos | 49, 99 o 179 euros al mes más IVA, con más de 40 funciones dentro: CRM y embudo, proyectos, fichajes, facturación, impuestos, gastos, tesorería, inventario, TPV, tienda online, portal de clientes, chat, agenda. | Suma módulos, mantenimiento y puesta en marcha, y divide entre doce. Compara ese número, no el del escaparate. |
| Usuarios y permisos | Plan gratuito con 3 miembros y 3 proyectos. En los planes de pago, gestión de equipo con permisos por departamento y clientes ilimitados desde Equipo. | ¿Cuánto cuesta el usuario número seis? ¿Puedes esconder facturación o nóminas a quien no le corresponde? |
| Migración de datos | Importación en bloque desde Holded por CSV: facturas históricas, empresas y clientes. El histórico entra como histórico, sin re-firmarse ni encadenarse, para no falsear la cadena VeriFactu. | ¿Admite importar tu histórico? ¿En qué formato te devuelven los datos si un día te das de baja? |
| Soporte y fiscalidad españolas | Modelos 303, 130, 111, 347 y 390 calculados con tus datos, calendario fiscal con vencimientos, libro de ingresos y gastos, justificantes adjuntos y regímenes IVA, IGIC e IPSI. Producto y atención en español. | ¿Calcula los modelos o solo lista movimientos? ¿El soporte responde en español y en tu horario? |
| Sin permanencia | Suscripción mensual y plan gratuito real, sin tarjeta para empezar. | ¿Hay compromiso de doce meses? ¿Penalización por baja anticipada? ¿El descuento obliga a pagar el año entero? |
| Que crezca contigo | Del gratuito a Equipo, Empresa e Ilimitado. Plan Comercio desde 39 euros al mes más IVA para tienda y TPV, y modo Asesoría desde 49 con tramos de 10, 30, 75 o empresas ilimitadas. | ¿Qué pasa el día que abras tienda online o lleves una segunda sociedad? ¿Se resuelve dentro o hay que migrar otra vez? |
Error 1: comparar precios de plan base. Es el error más común y el más caro. Dos herramientas con el mismo precio anunciado pueden costar muy distinto al cabo de un año según cuántos módulos y usuarios necesites añadir. Haz la comparación con tu escenario real de dentro de doce meses, no con el de hoy.
Error 2: no preguntar cómo se sale. Se firma mirando la entrada y se sufre en la salida. Antes de contratar, pide una exportación de prueba de clientes y facturas. Si no te la enseñan, ya sabes cuánto te va a costar irte.
Error 3: comprar catálogo en lugar de uso. Cien funciones que nadie abre no valen más que quince que el equipo usa cada día. Elige tres tareas que hoy te comen tiempo (perseguir cobros, cuadrar el banco, cerrar el trimestre) y prueba solo esas antes de decidir.
El plan gratuito de Libélula permite trabajar con 3 miembros y 3 proyectos, sin tarjeta. La forma sensata de usarlo es no intentar migrar la empresa entera el primer día: crea un par de clientes reales, emite una factura, sube un gasto con su justificante y mira el trimestre. Con eso ya sabes si el flujo encaja con tu forma de trabajar. Si encaja, subes de plan; si no, no has pagado nada. Y aplica el mismo método con las alternativas que estés valorando: la prueba con tus propios datos vale más que cualquier tabla, incluida esta.
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