Lista práctica de gastos deducibles en estimación directa: cuota de autónomos, suministros, vehículo, dietas, salud… Los tres requisitos de Hacienda y cómo llevar el registro sin líos.
Escanea la factura del gasto (PDF o foto) y queda adjunta al registro, con proveedor y NIF.
Etiqueta un gasto como deducible solo en renta y su IVA queda fuera del modelo 303 automáticamente.
Libro de ingresos y gastos con base, % IVA, cuotas y retenciones, exportable a Excel.
Cada gasto que no deduces es impuesto que pagas de más. Y cada gasto que deduces mal es una carta de Hacienda esperando. La línea entre ambos la marcan tres requisitos que se repiten en toda la normativa y en toda inspección:
1) Afectación: el gasto tiene que estar vinculado a tu actividad económica. 2) Justificación: necesitas factura completa a tu nombre con tu NIF (el ticket rara vez basta para deducir el IVA). 3) Registro: debe estar anotado en tus libros. Si falla cualquiera de las tres patas, el gasto cae.
| Gasto | Qué se deduce | Ojo con |
|---|---|---|
| Cuota de autónomos (RETA) | Deducible al 100 % en el IRPF | No lleva IVA: solo afecta a la renta |
| Gestoría, asesoría, software | 100 % (IVA e IRPF) | Pide factura, no recibo |
| Suministros de la vivienda (si trabajas en casa) | El 30 % de la parte proporcional de los m² afectos declarados | Solo si la vivienda está afecta en tu declaración censal |
| Seguro de salud | Hasta 500 €/año por ti, cónyuge e hijos menores de 25 conviviendo (1.500 € con discapacidad) | Límite por persona, en IRPF |
| Teléfono e internet | La línea afecta a la actividad | Una línea de uso mixto es discutible: mejor línea propia del negocio |
| Vehículo | En IVA, el 50 % de la cuota como regla general en turismos; en IRPF solo con afectación exclusiva (salvo actividades como transporte, comerciales o taxi) | Es de lo más revisado: criterio prudente y asesor delante |
| Dietas y manutención | Deducibles con requisitos estrictos: día de trabajo fuera, establecimiento de hostelería, pago electrónico y dentro de los límites diarios | El café de cada mañana no es dieta |
| Material, equipos, amortizaciones | El material menor como gasto; los equipos duraderos, vía amortización anual | Umbral y tablas de amortización: registra el activo |
Hay gastos que tu comunidad o tu régimen permiten deducir en el IRPF pero cuyo IVA no es deducible en el 303. Si los mezclas, tu IVA trimestral sale mal. En Libélula basta con etiquetar el gasto como solo IRPF y el programa excluye su IVA del modelo 303 automáticamente, manteniéndolo en el libro para la renta.
El gasto que no se registra el día que ocurre, se pierde. El circuito en Libélula: escaneas la factura del gasto (PDF o foto, incluso varias de golpe) y el programa extrae proveedor, NIF, número de factura, fecha e importes; detecta si ya la habías registrado (los proveedores reenvían facturas más de lo que parece); le asigna su cuenta contable —que se memoriza por proveedor— y queda con el justificante adjunto. A fin de trimestre, tu resumen del 303 ya tiene el IVA soportado restado, y el libro de ingresos y gastos sale con base, % IVA, cuotas y retenciones, listo para tu asesor en CSV o PDF.
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