Gestión de Tareas en Equipo

Que nadie pregunte "¿quién hace esto?"

El mayor enemigo de un equipo es la ambigüedad. Con tableros Kanban, cada tarea tiene un responsable, una fecha y una columna que dice en qué punto está. Todos ven lo mismo, sin reuniones para saber el estado.

Del reparto al resultado

Asignas tareas, fijas prioridades y el progreso del proyecto se calcula solo según lo completado. Y como está unido al control horario y al chat, el trabajo conecta con las horas y la comunicación del equipo.

Por qué falla la gestión de tareas en equipo

Casi ningún equipo falla por no tener herramienta: falla porque conviven tres listas. La del jefe en su cabeza, la de cada persona en su cuaderno y la que está en el programa que se implantó hace ocho meses y ya nadie actualiza. Cuando hay tres listas, la de verdad es ninguna.

La causa suele ser la misma: se implantó la herramienta antes de acordar las reglas. Y sin reglas, cada persona la usa a su manera hasta que deja de usarla.

Las cuatro reglas que hacen que funcione

1. Toda tarea tiene una sola persona responsable. No dos, no un departamento. Cuando una tarea es de todos, no la hace nadie. Puede haber más gente implicada, pero un único nombre responde por ella.

2. Toda tarea tiene fecha. Aunque sea aproximada. Una tarea sin fecha no es una tarea: es una intención, y no compite por el tiempo de nadie.

3. Lo que no está en el sistema no existe. Es la regla que más cuesta y la que decide si esto funciona. Si se aceptan encargos por WhatsApp o de palabra en el pasillo, el tablero deja de reflejar la realidad en dos semanas y todo el mundo vuelve a su cuaderno.

4. Una revisión semanal, corta. Quince minutos mirando lo que está atascado. Sin eso, el tablero se llena de tareas viejas y pierde el poco crédito que tenía.

Tablero, lista o calendario

Cada formato responde a una pregunta distinta y por eso conviene poder cambiar de vista sobre los mismos datos: el tablero responde a "¿en qué punto está cada cosa?", la lista a "¿qué me toca hoy a mí?" y el calendario a "¿llegamos a la fecha?". Un equipo pequeño necesita las tres en distintos momentos de la semana.

Cuando las tareas cuelgan de un cliente

En una empresa de servicios, la mayoría de las tareas pertenecen a un cliente o a un proyecto concreto. Si la gestión de tareas vive separada de la ficha del cliente, acabas con la conversación en un sitio, el trabajo en otro y la factura en un tercero. En Libélula las tareas cuelgan del proyecto y el proyecto de la ficha del cliente, así que la pregunta "¿qué pasa con este cliente?" se responde en una pantalla.