La estructura de plantilla que usan los proyectos bien gestionados: fases, tareas, responsables e hitos, en Excel o en una herramienta gratuita ya montada.
Crea el proyecto, añade sus tareas con responsables y fechas, y el tablero Kanban queda montado: tu plantilla viva.
El avance se calcula solo con las tareas completadas. La columna "% completado" que en Excel nadie actualiza, aquí se actualiza sola.
Portal de clientes donde el proyecto se ve avanzar en tiempo real: el informe de estado se hace solo.
Da igual si es un Excel, un documento o una herramienta: un proyecto bien planteado responde siempre a las mismas preguntas. Tu plantilla necesita estas secciones:
Si prefieres empezar en hoja de cálculo, esta estructura funciona: una pestaña "Resumen" con la ficha e hitos, y una pestaña "Tareas" con estas columnas: Fase | Tarea | Responsable | Fecha límite | Estado | Prioridad | Horas estimadas | Horas reales | Notas. Con formato condicional en Estado y Fecha (rojo si vencida) tienes un cuadro de mando básico.
Todas las plantillas de proyecto en Excel mueren igual: la primera semana están impecables, la tercera desactualizadas y la quinta nadie las abre. Las causas son estructurales: actualizar es trabajo manual que compite con el trabajo real, solo una persona edita a la vez de forma fiable, el equipo no recibe avisos (el Excel no notifica que tu tarea vence mañana) y el "% completado" es una opinión.
La plantilla no falla por diseño: falla porque es estática.
En Libélula CRM la misma estructura existe como sistema vivo: el proyecto tiene su ficha y su cliente, las fases son columnas del tablero Kanban, cada tarea tiene responsable, fecha y prioridad con notificaciones automáticas, el avance se calcula solo, las horas reales se registran sobre las tareas y la facturación del proyecto está vinculada. Y el informe de estado para el cliente lo sustituye el portal de clientes, donde ve el avance él mismo.
Planifica a nivel de semana, no de hora: la precisión falsa se paga en mantenimiento. Menos de 30 tareas por proyecto: si hay más, agrupa; el detalle fino vive mejor como checklist dentro de la tarea. Revisa el proyecto una vez por semana con el equipo delante del tablero: es lo que mantiene la plantilla —la que sea— con vida.
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