Qué debe tener un gestor de tareas gratuito para un equipo: funciones imprescindibles, límites ocultos de las apps populares y una alternativa completa.
Responsable, fecha, prioridad, descripción y comentarios en cada tarea. En tableros Kanban o en lista, como prefieras.
Avisos de asignación y vencimiento que mantienen el trabajo en movimiento sin convertirse en spam.
Las tareas conviven con clientes, chat, horas y facturas: el 90% de las tareas de una empresa tienen un cliente detrás.
No confundas un gestor de tareas personal (una lista tipo to-do) con uno de equipo. Para coordinar a varias personas necesitas, como mínimo:
Las apps populares (Todoist, Asana, ClickUp, Trello…) tienen planes gratuitos diseñados como demo: límites de usuarios (2-10), de proyectos o tableros, funciones básicas bloqueadas (¡fechas dependientes, campos, informes!) y almacenamiento simbólico. El patrón se repite: montas el sistema, el equipo lo adopta y a los dos meses chocas con el muro de pago, con el coste de migrar o pasar por caja (5-15 euros por usuario y mes).
Antes de adoptar cualquiera, mira su página de precios y pregúntate: ¿qué pasa cuando seamos 8 usuarios con 20 proyectos?
En una empresa, casi ninguna tarea flota en el vacío: pertenece a un cliente, a un proyecto, a un presupuesto. Un gestor de tareas puro te obliga a mantener ese contexto en otra parte (el CRM, el email, la cabeza), y la información se fragmenta otra vez. Por eso tiene sentido que las tareas vivan dentro de la plataforma donde están los clientes, las horas y las facturas: cuando la tarea "preparar propuesta para Acme" está vinculada a la ficha de Acme, todo el contexto está a un clic.
El plan gratuito incluye tareas y tableros ilimitados con responsables, fechas, prioridades y comentarios, organizados por proyectos y conectados a clientes, chat de equipo, control horario y facturación. Es un gestor de tareas dentro de una plataforma de gestión completa — la razón por la que equipos que venían de Trello o Asana terminan consolidando todo aquí.
1. Crea un tablero por área o proyecto real (no diez teóricos). 2. Vuelca el trabajo vivo de esta semana, cada tarea con dueño y fecha. 3. Acuerda la regla única: lo que no está en el tablero no existe. 4. Revisión de 15 minutos el lunes. El sistema se sostiene solo cuando el equipo comprueba que le ahorra interrupciones, no se las añade.
Sin tarjeta de crédito. Sin compromiso. Tu empresa lista en 2 minutos.
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