Comparativa honesta de CRM con plan gratuito en 2026: HubSpot, Zoho, Bitrix24 y Libélula. Límites reales de cada free plan y cuál elegir según tu caso.
Los límites reales de cada plan gratuito: usuarios, contactos y funciones bloqueadas, verificados en sus páginas de precios.
Evaluamos lo que importa aquí: idioma, facturación con IVA/IRPF, registro de jornada y soporte, no solo features americanas.
No hay un "mejor" universal: te decimos cuál encaja según tamaño, uso comercial y necesidad de operación integrada.
Todos los CRM de esta lista tienen plan gratuito real (no prueba temporal). La trampa está siempre en los límites: usuarios, contactos y qué funciones quedan detrás del muro de pago. Esto es lo que encontrarás en cada uno, con sus fortalezas y sus letras pequeñas.
Lo bueno: pulido, potente en marketing (formularios, email marketing básico, tracking) y con contactos generosos en el free.
La letra pequeña: el plan gratuito es el anzuelo de un ecosistema caro: las funciones que te enamoran (automatización, informes serios, quitar la marca HubSpot) están en planes que cuestan cientos de euros al mes. En español está traducido, pero la facturación española (IVA/IRPF, series legales) no existe.
Para quién: equipos orientados a marketing digital con presupuesto para crecer dentro de HubSpot.
Lo bueno: hasta 3 usuarios gratis con gestión de contactos y oportunidades digna; ecosistema Zoho enorme (facturación, email, etc. como apps separadas).
La letra pequeña: 3 usuarios se quedan cortos enseguida, la interfaz es densa y cada necesidad nueva es otra app Zoho con su propio plan. La suma de suscripciones acaba sorprendiendo.
Para quién: microequipos comerciales dispuestos a vivir en el ecosistema Zoho.
Lo bueno: usuarios ilimitados gratis y una cantidad ingente de módulos: CRM, tareas, chat, telefonía, web…
La letra pequeña: la sobrecarga es real — interfaz densa, mil menús, curva de aprendizaje seria — y las funciones clave (informes, automatización, permisos finos) empujan a planes de pago. Muchos equipos lo instalan, se pierden y lo abandonan.
Para quién: equipos con paciencia de configuración que quieren maximizar lo gratis.
Lo bueno: plan gratuito sin límite de tiempo con clientes ilimitados, proyectos Kanban, chat en tiempo real, fichaje RD 8/2019, facturación con IVA/IRPF y portal de clientes. En español y construido sobre normativa española: es el único de la lista que resuelve registro de jornada y factura legal local de serie.
La letra pequeña: no tiene la profundidad de marketing de HubSpot ni el océano de módulos de Bitrix24; su apuesta es integrar bien lo que una pyme usa a diario.
Para quién: pymes y autónomos españoles que quieren clientes + trabajo + facturación + equipo en una sola herramienta gratuita.
¿Marketing digital intensivo? HubSpot. ¿Microequipo comercial en ecosistema? Zoho. ¿Máximo módulo por euro y paciencia infinita? Bitrix24. ¿Gestionar de verdad una pyme española sin pagar y sin ensamblar cuatro apps? Libélula. Y si dudas de si necesitas CRM siquiera, empieza por qué es un CRM.
Buscar un CRM gratis en español es una decisión perfectamente sensata: si estás empezando, o si sois dos personas y una hoja de cálculo, pagar una cuota mensual por software antes de tener clientes no tiene ningún sentido. El problema no es el gratis, es lo que no se cuenta del gratis. Todo plan gratuito tiene un punto de rotura: el sitio exacto donde la herramienta deja de darte lo que necesitas y toca pagar o migrar. Elegir bien consiste en saber dónde está ese punto antes de meter dentro tres años de datos de clientes.
Aquí no vas a encontrar una lista de productos ajenos con precios y límites que no podemos verificar. Vas a encontrar los cinco tipos de limitación que conviene buscar en cualquier plan gratuito, cómo detectarlos en diez minutos y qué hace Libélula en cada caso.
1. El límite de registros. Suele ser el más visible: un tope de contactos, de leads o de clientes. Parece generoso hasta que importas el histórico y descubres que la mitad de la base son contactos muertos que cuentan igual. Y conviene leer la letra pequeña antes de fiarte del número: pregunta si el tope solo frena la entrada de datos nuevos o si además te bloquea la exportación mientras no pases a un plan de pago. No es lo mismo, y la diferencia solo se ve en las condiciones.
2. El límite de usuarios. Un CRM de un solo usuario no es un CRM, es una agenda. Pero la limitación real no siempre está en el número de asientos, sino en los permisos. Antes de decidir, pregunta si el plan permite roles distintos o restringir por departamento —que un comercial nuevo o alguien en prácticas no vea la facturación, por ejemplo— o si todo el que entra lo ve todo. En Libélula los permisos van por departamento.
3. Las funciones de pago escondidas. Que un módulo aparezca en el menú no significa que esté incluido en tu plan. Repasa una por una las que de verdad vas a usar: automatizaciones, informes, campos personalizados, integración con el correo. Suelen ser justo las funciones que hacen que un CRM se use en serio en lugar de morir a las tres semanas. Que estén en un plan superior no es deshonesto, es un modelo de negocio, pero conviene saber cuáles son antes y no después de formar al equipo.
4. La facturación. Esta es la grande en España, y es una pregunta de alcance: ¿el candidato emite facturas o solo lleva el embudo de ventas? Si no factura, cuando cierras la venta saltas a otro programa para emitir, a otro para los gastos y a un tercero para el IVA. Con VeriFactu el asunto se complica más, porque las facturas tienen que encadenarse y remitirse desde el mismo sistema que las emite. Un aviso útil: no existe ningún sello de "homologado por la AEAT". Lo que la norma exige es una declaración responsable del fabricante, así que desconfía de quien te venda un certificado que no existe.
5. El "gratis" que en realidad es una prueba. Comprueba si lo que llaman gratuito tiene fecha de caducidad —catorce días, treinta días— o si pide tarjeta "solo para verificar". Si la tiene, es una demo con cuenta atrás, y la diferencia práctica es enorme: en una prueba, el día quince tu operativa se detiene salvo que pagues. En un plan gratuito de verdad, si no creces, no pagas nunca.
Libélula tiene plan gratuito real: 3 miembros y 3 proyectos, sin tarjeta. Es un plan, no una prueba de 14 días; no hay cuenta atrás ni fecha en la que la cuenta se bloquee. Y por debajo tienes la misma plataforma española de más de 40 funciones: CRM con leads y embudo, proyectos, control horario y fichajes, facturación, impuestos, gastos, tesorería con conciliación bancaria, productos e inventario, TPV, tienda online, portal de clientes, chat interno, agenda y campos personalizados con registro de auditoría. Revisa en la página de precios qué entra en cada plan antes de decidir.
| Lo que necesitas | En Libélula | Qué comprobar en tu candidato |
|---|---|---|
| Empezar sin pagar | Plan gratuito de 3 miembros y 3 proyectos, sin tarjeta | ¿Es un plan permanente o una prueba con fecha de caducidad? |
| Crecer de equipo | Equipo 49 €/mes + IVA (50 proyectos, 10 GB); Empresa 99 € + IVA (25 GB); Ilimitado 179 € + IVA (50 GB) | ¿Cuánto cuesta el primer plan de pago y qué desbloquea exactamente? |
| Clientes sin tope | Clientes ilimitados desde el plan Equipo | ¿El tope cuenta contactos, leads o registros totales? ¿Frena también la exportación? |
| Permisos del equipo | Permisos por departamento, para que cada persona vea solo lo que le toca | ¿Se pueden limitar los permisos por rol, o todos los usuarios lo ven todo? |
| Facturar de verdad | Facturación con VeriFactu: cada factura encadenada con huella SHA-256, envío a la AEAT en XML sobre SOAP con mTLS y QR tributario en el PDF. Validado de punta a punta contra el entorno de pruebas de la Agencia | ¿Se factura desde el propio sistema o hay que saltar a otro programa? |
| Impuestos | Modelos 303, 130, 111, 347 y 390 desde los datos reales, calendario fiscal, libro de ingresos y gastos, IVA / IGIC / IPSI | ¿El módulo fiscal está incluido en el plan o se contrata aparte? |
| Traerte tus datos | Importación por CSV de clientes, facturas históricas y empresas en bloque; las históricas entran como histórico, sin re-firmarse | ¿La importación tiene coste? ¿Podrás exportarlo todo el día que te vayas? |
| Llevar varias empresas | Modo Asesoría desde 49 €/mes + IVA, con tramos de 10 / 30 / 75 / ilimitadas empresas y selector para saltar entre ellas | ¿Cada empresa exige una cuenta y una suscripción aparte? |
| Sin ataduras | Sin permanencia, suscripción mensual | ¿Hay contrato anual, penalización por bajar de plan o descuento que obligue a pagar 12 meses? |
Hay tres momentos que lo señalan con bastante claridad. El primero, cuando entra la cuarta persona: si tienes que compartir una cuenta entre dos, ya has perdido la trazabilidad de quién hizo qué, que es media razón de tener un CRM. El segundo, cuando facturas fuera del CRM: cada venta se teclea dos veces, los importes bailan y el cierre de trimestre se convierte en una tarde de cuadrar Excel. El tercero, cuando empiezas a inventar apaños —una carpeta compartida para los justificantes, un grupo de WhatsApp para las tareas, un documento con las contraseñas—. Esos apaños son el coste del plan gratuito, solo que no aparece en la factura.
La cuenta es simple: el plan Equipo son 49 € al mes más IVA, sin permanencia. Si el apaño te come dos horas al mes, ya lo has pagado. Y si no te las come, quédate en el gratuito todo el tiempo que quieras: para eso está. Lo importante es no descubrir el punto de rotura el día 30 de enero con el 303 a medias.
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