La alternativa a Zoho CRM hecha para España

Zoho CRM es un gran CRM internacional, parte de una suite de decenas de aplicaciones. Si buscas una alternativa a Zoho siendo autónomo o pyme en España, la razón suele ser doble: demasiadas piezas sueltas (CRM por un lado, facturación por otro, RRHH en otra app…) y poca adaptación a la normativa española.

Un CRM que también factura (y en regla)

En Libélula, el ciclo completo vive junto: capturas leads, los mueves por el pipeline, ganas el trato y lo conviertes en presupuesto o factura conforme a VeriFactu sin cambiar de aplicación ni pagar otra suscripción. Los cobros, impuestos y los informes de ventas salen de los mismos datos.

Lo que un CRM internacional no te da

Facturación legal española con QR de la AEAT, resumen del modelo 303, pagos fraccionados del 130, retenciones del 111, regímenes IGIC/IPSI para Canarias, Ceuta y Melilla, y registro de jornada conforme al Estatuto de los Trabajadores. Todo de serie.

Además: proyectos, TPV y tienda

Cuando cierras un trato, lo ejecutas con proyectos y tareas; si vendes producto físico, tienes TPV y tienda online. Compara las funcionalidades y empieza con el plan gratuito. ¿Vienes de otra herramienta? Mira también la comparativa con Holded.

El problema de las suites infinitas

Las suites internacionales venden un mundo de aplicaciones interconectadas, pero cada una tiene su suscripción, su curva de aprendizaje y su configuración. Al final del año, entre el CRM, la facturación, el control horario y el chat, la factura mensual crece y los datos siguen dispersos: el cliente está en el CRM, su factura en otra app y sus horas en una tercera. Libélula apuesta por lo contrario: una sola aplicación donde el cliente tiene su ficha con TODO — oportunidades, proyectos, facturas, correos y documentos.

Hecho aquí, para la normativa de aquí

Los detalles locales importan más de lo que parece: la cadena VeriFactu con su QR de la AEAT, el desglose del 303 casilla a casilla, la retención del 7% de nuevos autónomos, el IGIC canario o el registro de jornada que puede pedirte la Inspección de Trabajo. Un software pensado para el mercado global los resuelve a medias o con módulos de terceros; en Libélula son el corazón del producto. Y el soporte te responde en español, conociendo la normativa española.

Si estás comparando Zoho CRM con otras opciones, conviene separar dos cosas que se mezclan mucho: vender y declarar. En la parte de vender, casi cualquier CRM serio hace bien su trabajo: leads, embudo, seguimiento, tareas, informes. La diferencia aparece después, cuando el cliente dice que sí y hay que emitir la factura, cuadrar el IVA y presentar los modelos.

Un CRM internacional se diseña para funcionar en decenas de países a la vez, y cada fabricante decide cuánto profundiza en la fiscalidad de cada uno: hay quien la lleva al núcleo del producto y quien la resuelve con módulos, integraciones o un segundo programa al lado. No des por supuesta ninguna de las dos cosas. En España esa capa no es un detalle: incluye VeriFactu, los modelos 303, 130, 111, 347 y 390, y tres impuestos indirectos distintos según dónde tributes (IVA, IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla). La pregunta que debes hacerle a cualquier candidato, incluido este, es directa: ¿esto lo hace el propio programa o voy a necesitar otro al lado?

El coste real de tener el CRM en un sitio y la facturación en otro

Nadie decide «voy a partir mi negocio en dos». Se llega ahí por acumulación: primero el CRM; luego, si el CRM elegido no cubre lo que pide Hacienda aquí, un programa de facturación aparte; luego una hoja de cálculo para cuadrar ambos. El coste no se ve en la factura del software, se ve en el mes a mes:

• Doble alta de clientes. El mismo cliente existe dos veces, con dos CIF escritos por dos personas distintas y dos direcciones que dejan de coincidir en cuanto uno se muda.
• Datos que no cuadran. El comercial cierra por 4.000 €, facturación emite 4.000 € más portes, y el informe de ventas del CRM ya no dice lo mismo que el libro de ingresos. Alguien tiene que decidir cuál de los dos es la verdad.
• Trabajo de copiar y pegar. Cada oportunidad ganada se vuelve a teclear en el otro programa. Es donde entran los errores de importe y de tipo de IVA.
• El desorden se paga. Si tu asesoría recibe exportaciones de dos sitios que no casan, ese tiempo de conciliación suele acabar apareciendo en tu factura.
• Trazabilidad partida. Cuando quieres saber qué pasó con un cliente —qué se le prometió, qué se le facturó, qué pagó, qué gasto asociado hubo— tienes que abrir dos aplicaciones y confiar en tu memoria.

Libélula parte de la premisa contraria: un solo cliente, una sola ficha, y la factura, el gasto, el proyecto, las horas fichadas y el modelo trimestral colgando de ella. No es mejor por definición; es otro enfoque, y hay negocios a los que les compensa más una suite internacional con ecosistema propio de apps.

Qué comparar de verdad

Esta tabla no dice qué hace o deja de hacer otro producto: eso lo tienes que verificar tú en una demo, por escrito. Lo que hace es darte la lista de preguntas y qué respondemos nosotros.

Una aclaración honesta sobre VeriFactu

Es fácil encontrarse mensajes comerciales que hablan de software «homologado» o «certificado por la AEAT». Ese sello no existe para VeriFactu: la norma exige una declaración responsable del fabricante del software, no una aprobación previa de la Agencia. Libélula no tiene ese sello, porque no hay sello que tener. Lo que sí puede enseñarte es cómo funciona la cadena de huellas, el envío telemático y la respuesta que devolvió el entorno de pruebas de la AEAT. Si alguien te vende un sello, pídele el detalle técnico.

Qué obtienes además del CRM

Más de 40 funciones sobre la misma base de datos: proyectos, control horario y fichajes, permisos por departamento, productos e inventario con variantes, TPV, tienda online con cobro por Stripe, membresías, portal de clientes, espacio de archivos, chat interno, foro, correo, agenda e inmuebles. Si tu operativa vive hoy en cuatro herramientas más una hoja de cálculo, ahí está el ahorro real, más que en la cuota mensual.

Cuándo no deberías cambiarte

Si operas en varios países con equipos comerciales grandes, si dependes de un ecosistema de aplicaciones muy amplio o si tienes integraciones a medida ya construidas sobre tu CRM actual, una suite internacional probablemente te siga encajando mejor. Libélula tiene sentido cuando tributas en España, quieres una sola herramienta y estás cansado de que las cifras de ventas y las de Hacienda no coincidan. La suscripción es mensual y sin permanencia, así que la forma barata de decidirlo es probarlo con tus datos reales.